אין עובד ו/או מנהל שלא מרגיש שהוא נמצא ביותר מדי ישיבות ומבזבז זמן יקר, אך האם ישנה הצדקה להרגשה זו?
באיסוף נתונים מקיף ומרשים בהצגתו, חשפה חברת Atlassian כמה תובנות. לדוגמא:
- בכמה ישיבות בחודש משתתף עובד/ מנהל בממוצע? 61!
- כמעט חצי מהאנשים מותשים ממספר הישיבות שבהשתתפותם.
- הרוב המוחלט חולם בהקיץ בישיבה, לפחות פעם אחת.
- כ-75% מהאנשים בזמן הישיבה, עושים עבודה שלא קשורה לישיבה.
כמו כן, מנהלי הביניים נמצאים בישיבות יותר מ- 80% מזמנם. כנשאלה דעתם אודות אפקטיביות הדבר, נמצא כי למעלה מ- 50% ענו שהישיבות מהוות בזבוז זמן.
זאת ועוד, בכתבה שפורסמה ב- TED לפני כחודש, ניסו לתרגם את הזמן לכסף; חישוב גס אפשר להסיק במהירות כי ארגונים "מבזבזים" מליארדי דולרים בשנה על ישיבות מיותרות, לא ממוקדות, ללא ניהול תקין ולעתים גם לא מועילות.
לאור הנתונים לעיל, כאשר ישנה ישיבה עם 4 מנהלים שחלקה מבוזבזת- הרי שמדובר ב"בזבוז" של משכורות במאות דולרים.
לטעמי, עמודי התווך לישיבה מוצלחת, הינם:
- מנהל ישיבה– מינוי מזכיר ישיבה אשר ינהל את הישיבה בסמכותיות;
- אג'נדה ברורה בזימון– יש לשתף את המזומנים לישיבה בראשי הפרקים של הנושאים שידונו, על מנת שיתכוננו באפקטיביות;
- תיעוד המשימות/ Action Items ושליחתם בתום הישיבה– אם לא ירשם, זה לא יעשה ולא יתחקו אחרי זה.
כמו כן, להלן כמה טיפים:
- לקבל את העובדה שב- 5 דקות הראשונות יהיו שיחות על הא ודא, בנוסף לבדיחות.
- לנסות לתאם "Meetingless Monday" בארגון.
- לנסות פעם אחת, שבה למאחרים לא תינתן האפשרות להיכנס לישיבה או סנקציה מצחיקה אחרת, כדי שבהמשך כולם יגיעו בזמן.
- לעיתים, בארה"ב מנהלים את הישיבות בעמידה, על מנת שאינטרס כל הנוכחים יהיה לסיים מהר וביעילות.
- לתת דרור לדעות שונות ואפילו לעודד לעומתיים- הישיבה אמורה לעורר דיון ולא נאומים משעממים.
- יש לשים לב שלא יהיו יותר מדי משתתפים, אחרת הדיון יתפזר ולא יהיה ממוקד.
- לא מומלץ לקבוע ישיבה ליותר משעה ורצוי לא אחרי ארוחת הצהריים.
- ברמה האישית:
- לשלוח נציג מטעמך או סבב בצוות, אם הדבר מתאפשר.
- מומלץ להגיע לישיבות עם מחברת ועט.
הערה: אין זה משנה אם זו ישיבה וירטואלית או פיזית בחדר ישיבות.
