תכנים מבית אסף סלנט

פריון עבודה וישיבות עבודה – אויבים מושבעים

אין עובד ו/או מנהל שלא מרגיש שהוא נמצא ביותר מדי ישיבות ומבזבז זמן יקר, אך האם ישנה הצדקה להרגשה זו?

באיסוף נתונים מקיף ומרשים בהצגתו, חשפה חברת Atlassian כמה תובנות. לדוגמא:

  • בכמה ישיבות בחודש משתתף עובד/ מנהל בממוצע? 61!
  • כמעט חצי מהאנשים מותשים ממספר הישיבות שבהשתתפותם.
  • הרוב המוחלט חולם בהקיץ בישיבה, לפחות פעם אחת.
  • כ-75% מהאנשים בזמן הישיבה, עושים עבודה שלא קשורה לישיבה.

כמו כן, מנהלי הביניים נמצאים בישיבות יותר מ- 80% מזמנם. כנשאלה דעתם אודות אפקטיביות הדבר, נמצא כי למעלה מ- 50% ענו שהישיבות מהוות בזבוז זמן.

זאת ועוד, בכתבה שפורסמה ב- TED לפני כחודש, ניסו לתרגם את הזמן לכסף; חישוב גס אפשר להסיק במהירות כי ארגונים "מבזבזים" מליארדי דולרים בשנה על ישיבות מיותרות, לא ממוקדות, ללא ניהול תקין ולעתים גם לא מועילות.

לאור הנתונים לעיל, כאשר ישנה ישיבה עם 4 מנהלים שחלקה מבוזבזת- הרי שמדובר ב"בזבוז" של משכורות במאות דולרים.

לטעמי, עמודי התווך לישיבה מוצלחת, הינם:

  • מנהל ישיבה– מינוי מזכיר ישיבה אשר ינהל את הישיבה בסמכותיות;
  • אג'נדה ברורה בזימון– יש לשתף את המזומנים לישיבה בראשי הפרקים של הנושאים שידונו, על מנת שיתכוננו באפקטיביות;
  • תיעוד המשימות/ Action Items ושליחתם בתום הישיבה– אם לא ירשם, זה לא יעשה ולא יתחקו אחרי זה.

כמו כן, להלן כמה טיפים:

  1. לקבל את העובדה שב- 5 דקות הראשונות יהיו שיחות על הא ודא, בנוסף לבדיחות.
  2. לנסות לתאם "Meetingless Monday" בארגון.
  3. לנסות פעם אחת, שבה למאחרים לא תינתן האפשרות להיכנס לישיבה או סנקציה מצחיקה אחרת, כדי שבהמשך כולם יגיעו בזמן.
  4. לעיתים, בארה"ב מנהלים את הישיבות בעמידה, על מנת שאינטרס כל הנוכחים יהיה לסיים מהר וביעילות.
  5. לתת דרור לדעות שונות ואפילו לעודד לעומתיים- הישיבה אמורה לעורר דיון ולא נאומים משעממים.
  6. יש לשים לב שלא יהיו יותר מדי משתתפים, אחרת הדיון יתפזר ולא יהיה ממוקד.
  7. לא מומלץ לקבוע ישיבה ליותר משעה ורצוי לא אחרי ארוחת הצהריים.
  8. ברמה האישית:
    • לשלוח נציג מטעמך או סבב בצוות, אם הדבר מתאפשר.
    • מומלץ להגיע לישיבות עם מחברת ועט.

 

הערה: אין זה משנה אם זו ישיבה וירטואלית או פיזית בחדר ישיבות.