במסגרת עבודתי אני נוסע לתערוכות רבות בחו"ל, תערוכות בינלאומיות אלו מהוות מקום מפגש מרוכז לטריטוריה כולה ולעתים גלובלי. בין אם אילו שותפים עסקיים, לקוחות פוטנציאליים או ספקים – כולם נפגשים במקום אחד בזמן במרוכז – דבר אשר חוסך טיסות רבות לכולם. (לעתים, זה אפילו נראה כמפגש ה"ביצה" של התעשייה)
בתחילת הארגון לתערוכות, נתקלתי במספר שאלות ובעיות לפני ואחרי כל תערוכה.
(הפוסט מדבר על נקודת המבט של חברה אשר מציגה בביתן. לא ארחיב בפוסט זה על הלוגיסטיקה בבחירת ספק להקמת ביתן, שריון מקום אסטרטגי מול מארגני התערוכה וכו')
מתי לקבוע את הפגישות לתערוכה?
רצוי לקבוע את הפגישות שבועיים לפני – זהו חלון הזמן האופטימלי.
לפני חלון הזמן הזה רוב המבקרים אינם מתוכננים, ולא מעוניינים להתחייב לפגישות.
אחרי חלון הזמן הזה, זה עלול להיות מאוחר מדי.
איך הכי נוח להזמין?
הדרך הטובה ביותר היא להוציא אימייל אישי, אשר מכיל אלמנטים שקשורים רק למוזמן (עסקאות עתידיות, עדכונים על גרסאות שחיכה להם, וכו) על מנת שלא ירגיש שקיבל מייל בתפוצה המונית.
במייל זה אני ממליץ להוסיף קישור למערכת / דף נחיתה אשר יאפשרו למוזמן לבחור את התאריך והשעה הנוחים לו.
את אותו הקישור יש להפיץ ברשתות החברתיות, בחתימה של עובדי החברה (כל מי שעובד מול לקוחות) ובמייל כללי לכלל בסיס הנתונים של החברה.
מה לעשות שהמוזמן אינו מעוניין להתחייב על זמנים?
לא להתעקש. לסווג את ההזמנה שלו כ"לא מקובעת" ולבדוק איתו לקראת אמצע הכנס.
מה לעשות כשיש פגישות מקבילות / שמגיעים מבקרים לא מתוכננים?
יש לוודא שיש מספיק אנשים מהחברה בביתן, כדי שיוכלו לתת מענה למספר פגישות במקביל. באם כל האנשים היכולים לטפל באנשי הפגישה עסוקים – יש לבחור בחשובים ביותר ולבקש מהפחות חשובים / לא מוזמנים להגיע עוד רבע שעה. אחוז קטן לא יחזרו, יש לקחת זאת בחשבון.
מה לעשות כאשר המוזמן לא הגיע?
בסוף כל יום מומלץ לעבור על רשימת הפגישות, יחד עם הקולגות, ולכתוב מיילים / הודעות טקסט למוזמנים שלא הגיעו. לרוב הם עסוקים, התעכבו בפגישות אחרות, וכו – ואכן יגיעו בימים לאחר מכן.
איך הכי נכון לזכור את כל הפגישות והתוכן שלהן (המתוכננות והאקראיות) כדי לטפל בהן לאחר התערוכה?
ישנן כמה אפשריות:
- ברוב הכנסים ישנן מערכות מידע של סריקת התגים וקבלת כל האינפורמציה על המבקר בנוסף להוספת הערות. לאחר מכן אפשר בקלות לגשת למאגר המידע הזה ולייצא לאקסל, או למערכת הCRM.
- להוריד אפליקציה מיוחדת לצילום תמונה (במקרה שלנו כרטיס ביקור) והוספת הערות.
- דרך קלאסית א': לרשום על כרטיס הביקור (לא פעם נגמר לאנשים בזמן התערוכה)
- דרך קלאסית ב': לשדך את כרטיס הביקור למחברת ולרשום הערות (ראו הערה בסעיף קודם)
מה לעשות לאחר התערוכה?
כדאי מאוד לשלוח מכתבי תודה לאחר כשבוע-שבועיים (מקסימום) להזדמנויות חדשות (שותף לטריטוריה חדשה, עסקה פוטנציאלית), משתתפי פגישות חשובות, או דברים בוערים (לדוגמא לקוח אשר התלונן על בעיה).
לאנשים המוכרים משנים קודמות, אין צורך לשלוח מייל.
עוד כמה עצות לסיום:
- כדאי לצאת מהביתן ולסייר בתערוכה – כך פוגשים קולגות, שותפים שפספסת, ורואים במה עוסקים המתחרים.
- כשיש פגישה מזדמנת וקריטית, הזמינו את הבן אדם לקפה או ארוחה.
- לדאוג תמיד שיהיה שולחן עם פרטיות לפגישות בעלת פרופיל גבוה.
